近年來，國有企業(yè)積極實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略，加快海外布局，境外資產(chǎn)規(guī)模、網(wǎng)點(diǎn)機(jī)構(gòu)、員工團(tuán)隊(duì)、業(yè)務(wù)比重、收入貢獻(xiàn)不斷擴(kuò)大。為了對境外業(yè)務(wù)進(jìn)行海內(nèi)外一體的有效管理，華電海投通過萬戶軟件數(shù)字化建設(shè)方案，實(shí)現(xiàn)了境內(nèi)外聯(lián)合辦公的高效同步與安全運(yùn)作。
中國華電海投有限公司是世界500強(qiáng)、國有獨(dú)資發(fā)電集團(tuán)——中國華電集團(tuán)公司的全資子公司，是一家國際化能源公司，下轄各級子企業(yè)13家，主要分布在俄羅斯、柬埔寨、印尼、新加坡等國家公司。作為華電集團(tuán)的投資平臺(tái)和融資平臺(tái)，以境內(nèi)外有關(guān)電源、煤炭及與電力相關(guān)產(chǎn)業(yè)的投資為主營業(yè)務(wù)，協(xié)同發(fā)展金融和貿(mào)易業(yè)務(wù)。
隨著中國華電海投海外業(yè)務(wù)的日益增長，企業(yè)對國際化管理、溝通需求迫切，特別是在全球新冠疫情肆虐的特殊環(huán)境下，境內(nèi)外公司溝通受阻，極大的影響企業(yè)的工作效率。為了加強(qiáng)國內(nèi)與境外公司的有效溝通，信息化建設(shè)的國際化推廣成為改變現(xiàn)有狀況的必要手段。
面對境內(nèi)外辦公的新形態(tài)，華電海投聯(lián)合萬戶軟件運(yùn)用信息化數(shù)字化手段，建立起一套滿足境內(nèi)外辦公一體化、安全性、高效率的協(xié)同平臺(tái)：
? 所有系統(tǒng)集合到一個(gè)平臺(tái)，解決資源分散的問題
? 將文件層層加密，防止在外辦公時(shí)產(chǎn)生文件安全泄露
? 對采購嚴(yán)格管理，避免資源重復(fù)與資產(chǎn)浪費(fèi)
? 全球項(xiàng)目集中處理，控制信息滯后與效率風(fēng)險(xiǎn)
此次項(xiàng)目，萬戶軟件緊密圍繞華電海投整體的信息化規(guī)劃開展境內(nèi)外辦公協(xié)同工作，協(xié)助華電海投搭建數(shù)字化的境內(nèi)外一體化辦公平臺(tái)：以萬戶軟件門戶為統(tǒng)一入口，整理多種系統(tǒng)統(tǒng)一管理，覆蓋敏感文件類、項(xiàng)目管理類、采購管理類、行政類、人力資源類、關(guān)務(wù)管理類、境外公司專用類等近100個(gè)辦公模塊，解決了國企“走出去” 后的境內(nèi)外業(yè)務(wù)管理痛點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)安全風(fēng)險(xiǎn)管控、辦公效率提升。
一、統(tǒng)一的門戶管理，境內(nèi)外員工共用一個(gè)入口
華電海投公司擁有境內(nèi)外員工數(shù)百人，各個(gè)職能部門與項(xiàng)目組使用的系統(tǒng)功能均有區(qū)別，為此，平臺(tái)將多種業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合到同一個(gè)門戶，包括：敏感文件管理、境內(nèi)外采購管理、項(xiàng)目開發(fā)管理與物品管理等。用戶進(jìn)入門戶可直接建立日程，點(diǎn)擊門戶中的日期即可新增日程事項(xiàng)，同時(shí)可以查看日程詳情，幫助領(lǐng)導(dǎo)與員工合理有序的安排工作。
華電海投是能源公司，項(xiàng)目人員常年外出到駐地辦公，為了不同區(qū)域的同事能實(shí)時(shí)連線處理工作事務(wù)，平臺(tái)上線了即時(shí)通訊功能，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地點(diǎn)對點(diǎn)的進(jìn)行工作的匯報(bào)與傳遞。
在疫情當(dāng)下，境外疫情形勢復(fù)雜多變，即時(shí)通訊也承載了防疫信息化的需求，華電海投公司的玻雅項(xiàng)目根據(jù)防疫難點(diǎn)和管控需求，利用即時(shí)通訊能夠同步互傳員工的健康信息、傳達(dá)公司的防疫政策及預(yù)警，助力各項(xiàng)防控措施和應(yīng)急預(yù)案更具針對性、精確性和有效性。
二、敏感文件層層加密，云端儲(chǔ)存不落地
有觀點(diǎn)指出，信息跨境逐漸成為除人流、物流、資金流以外的“第四流”，也是存在信息安全泛化趨勢的國家及地區(qū)在國家安全審查中的重點(diǎn)問題，極大增加了海外業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)部署的難度。
用戶通過平臺(tái)或即時(shí)通訊訪問敏感文件管理模塊，可對企業(yè)內(nèi)的幾類文檔進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)，包括：敏感的薪資單內(nèi)容、電子合同、政府或上級華電集團(tuán)的機(jī)密公文、重要技術(shù)文檔等。
在個(gè)人空間中，可在線預(yù)覽敏感文件、在線編輯、文件分享、協(xié)同編輯等操作，個(gè)人權(quán)限下處理敏感文件，做敏感文件的第一安全防護(hù)員。
企業(yè)空間是集體共用空間，管理員可以創(chuàng)建文件夾并且進(jìn)行授權(quán)訪問，在企業(yè)空間中上傳、編輯和下載敏感文件。此外通過文件共享、隱藏空間等方式，進(jìn)一步加強(qiáng)了對敏感文件的保護(hù)，避免資料外泄風(fēng)險(xiǎn)。
三、境內(nèi)外采購條條把關(guān)，全程數(shù)字化采購
對于跨境國企而言，除了境內(nèi)的物品采購需要重點(diǎn)管理，境外采購更需要層層把關(guān)。境外項(xiàng)目高度分散，區(qū)域特性差異大，存在物資采購種類多、總量大的特點(diǎn)。在采購管理中，華電海投境內(nèi)外員工可以直接發(fā)起辦公用品采購、餐票采購、名片訂購、出入境機(jī)票等物品的采購計(jì)劃，特別緊急或者瑣碎的物品，可以通過緊急采購和零星采購計(jì)劃實(shí)現(xiàn)。
系統(tǒng)提前導(dǎo)入標(biāo)段，員工進(jìn)入系統(tǒng)后，可下載模板按要求填寫信息，導(dǎo)入后可修改。在標(biāo)段導(dǎo)入中可發(fā)起年度采購計(jì)劃，新建年度采購計(jì)劃填寫年度信息提交；當(dāng)年度采購計(jì)劃被退回時(shí)，發(fā)起人可作廢流程后修改后再提交；查詢年度采購計(jì)劃時(shí)，同步展現(xiàn)計(jì)劃的執(zhí)行狀態(tài)和詳細(xì)信息。
新建結(jié)果請示按照招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)劃分兩類，分別展示不同的表單頁面，填寫內(nèi)容主要包括中標(biāo)單位、中標(biāo)金額、備選中標(biāo)單位、備選中標(biāo)金額。
境內(nèi)外物品采購的應(yīng)用，加強(qiáng)了華電海投境外物資供應(yīng)管理，規(guī)范境外物資采購行為，防控采購風(fēng)險(xiǎn)，降低采購成本，提升資源獲取能力, 做到事前管得住、事中看得見。
四、項(xiàng)目看板一屏直覽，項(xiàng)目決策全流程管理
在境內(nèi)外建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量多、投資規(guī)模大，任務(wù)重等難題下，如何讓項(xiàng)目管理在爆炸式的信息中出效益？
在全球項(xiàng)目看板中，系統(tǒng)將所有項(xiàng)目根據(jù)經(jīng)緯度展示在世界地圖中，世界地圖是按照國家風(fēng)險(xiǎn)等級進(jìn)行劃分，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人授權(quán)后，可通過點(diǎn)擊坐標(biāo)點(diǎn)可查看項(xiàng)目詳細(xì)內(nèi)容及簡介。
領(lǐng)導(dǎo)和員工通過項(xiàng)目管理進(jìn)行發(fā)起決策、立項(xiàng)決策、開工決策管理，同時(shí)編輯項(xiàng)目簡介、設(shè)置項(xiàng)目權(quán)限、管理項(xiàng)目文檔，上傳與收集項(xiàng)目經(jīng)緯度、背景圖、簡介、附件等詳細(xì)情況，決策流程為領(lǐng)導(dǎo)的項(xiàng)目管理提供了有效支撐。
總結(jié)
中國華電海投相關(guān)負(fù)責(zé)人表示，萬戶軟件擁有豐富的數(shù)字化協(xié)同管理平臺(tái)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，其開發(fā)平臺(tái)強(qiáng)大的中臺(tái)能力與集成能力能夠更好服務(wù)于境外企業(yè)的國際化協(xié)同辦公平臺(tái)軟件產(chǎn)品的建設(shè)，助力企業(yè)辦公模式從“傳統(tǒng)”到“數(shù)字化”的變革，為境外企業(yè)的快速發(fā)展奠定基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)中國華電海投跨國別、跨組織、跨部門協(xié)同管理的國際化、數(shù)字化建設(shè)需求。
萬戶軟件為“走出去”的國企提供了有力的數(shù)字化管理手段。今年以來，中央政府不斷強(qiáng)調(diào)共創(chuàng)開放繁榮的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，推動(dòng)共建‘一帶一路’高質(zhì)量發(fā)展。在此背景下，萬戶軟件將繼續(xù)緊扣數(shù)字化的主旋律，為國企境內(nèi)外協(xié)同辦公貢獻(xiàn)力量。
萬戶軟件? 部分央企國企案例
